Potret Masalah di Lapangan
Dalam beberapa kesempatan, saya mengunjungi sebuah outlet supermarket di Jakarta Pusat untuk melakukan Risk Survey. Di sana, manajernya adalah seorang senior yang memimpin tim yang sibuk setiap harinya. Tidak jarang, saat sang manajer sedang duduk di kantor, ia didatangi oleh supervisor HR. Ia mengeluhkan turnover karyawan dan suksesi jabatan yang terasa kurang optimal. Tak lama setelah itu, salah satu dari dua asisten manajernya (asmen) masuk dan langsung mengeluhkan tentang tingginya nilai penyusutan buah.
Baru saja asmen keluar, supervisor ekspedisi masuk dan mengeluhkan fixed asset yang menumpuk di gudang basement. Ada yang rusak, ada yang hanya digunakan saat event natal, tahun baru, dan lebaran. Yang paling menyulitkan, banyaknya titipan fixture dan boot para supplier yang sudah lama tidak diambil.
Terlihat jelas bahwa semua orang bergerak cepat, tetapi hasilnya sering tidak konsisten. Ada yang menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, ada yang lambat. Ada yang memahami prosedur, ada yang bingung. Instruksi berubah-ubah, miskomunikasi sering terjadi, dan akhirnya target meleset.
Akar Permasalahan: Sistem yang Tidak Tertata
Masalah seperti ini sering dianggap sebagai kekurangan disiplin dari karyawan. Padahal, akar masalahnya sering kali ada di sistem kerja yang tidak tertata. Sistem kerja harus dibangun dengan mindset dan leadership yang kuat. Jika tidak, maka seringkali saya melihat tim bekerja tanpa henti, dan meeting serta diskusi panjang menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari.
Seorang sahabat yang bekerja di bagian kepegawaian di sebuah kementrian di Jakarta pernah mengeluhkan, “Mengapa rapat kerja atau meeting itu dianggap kerja? Bukankah kerja itu kalau kita sudah ada aksinya?” Sahabat lain yang bekerja di rumah sakit umum daerah pun mengeluhkan hal yang sama. Di sana, hampir setiap hari selalu ada meeting. Bahkan bisa tiga kali dalam sehari!
Saat keduanya saya tanya di dua kesempatan berbeda, jawabannya nyaris sama: SOP-nya udah lama tak di-update!
SOP yang Hidup, Bukan Sekadar Dokumen
Di sinilah Standar Operating Procedure (SOP) berperan. Bukan sekadar dokumen formal yang disimpan di komputer, melainkan kompas yang mengarahkan setiap langkah tim. SOP yang baik, dimana pun pasti akan membantu semua orang bekerja dengan cara yang sama. Juga dengan kualitas yang sama, dan arah yang sama, tanpa perlu diawasi terus-menerus.
Selama sekian lama saya terlibat dalam penyusunan dan penerapan SOP di berbagai kesempatan, saya menemukan satu kesamaan. SOP yang efektif adalah SOP yang hidup, mudah dipahami, dan benar-benar bisa dijalankan. Sampai siapa pun yang membacanya, mereka cepat faham dan jadi panduan yang actinable.
Langkah Praktis Membuat SOP Efektif
Mari kita bahas bagaimana membuatnya.
- Mulai dari Tujuan yang Jelas
Setiap SOP harus punya alasan kenapa ia dibuat. Apakah untuk mengurangi kesalahan kerja? Mempercepat proses? Menstandarkan kualitas? Atau mempermudah pelatihan karyawan baru?
Menentukan tujuan sejak awal akan menjadi kompas dalam menyusun isinya. Tanpa tujuan, SOP hanya akan menjadi dokumen yang “cantik di kertas” tapi tidak berguna di lapangan.
Untuk mempraktikkannya dengan cepat, kita bisa tulis 1 – 2 kalimat tentang masalah yang ingin dipecahkan SOP ini.
- Libatkan Orang yang Menjalankannya
Nah, soal ini yang tak jarang terlupakan. Banyak manager karena sudah punya jam terbang, ia buat itu SOP sendiri. Ia tandatangani, diumumkan, dan diintruksikan agar segera dijalankan. Celakanya, di kantor pusat juga ini pernah terjadi karena munculnya isu peak team management. Hingga Direktur Opetion dapat atensi dan teguran.
Saya menilai, kesalahan terbesar dalam membuat SOP adalah menyusunnya hanya di ruang rapat manajemen. Padahal yang menjalankan prosedur ini adalah orang-orang di lapangan.
Ketika mereka dilibatkan sejak awal, SOP akan lebih relevan, praktis, dan mereka merasa memiliki kontribusi. Ini akan meningkatkan kemungkinan SOP dijalankan dengan konsisten.
- Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
SOP bukan dokumen hukum atau skripsi yang penuh istilah teknis. Jargon-jargon industry sebisa mungkin bahasanya dikesehariankan. Intinya, gunakan bahasa yang singkat, jelas, dan inklusif.
Alih-alih menulis:
– “Dokumen ini harus direview sesuai kebijakan yang berlaku oleh pihak terkait.”
Lebih baik tulis:
+ “Tim QC memeriksa dokumen sesuai langkah di bagian 4 sebelum mengirim ke Manajer Produksi.”
Bahasa yang sederhana mengurangi risiko salah tafsir dan membuat SOP lebih cepat dipahami.
- Visualisasikan Prosesnya
Riset membuktikan, otak kita ini jauh lebih mudah memahami informasi yang disajikan secara visual. Menyertakan flowchart atau diagram sederhana dalam SOP bisa mempersingkat waktu membaca sekaligus mengurangi kebingungan.
Misalnya:
1. Terima pesanan
2. Cek stok
3. Produksi
4. Pengemasan
5. Pengiriman
Dengan panah dan simbol sederhana, dan bagan alur yang simple, maka proses kerja jadi lebih mudah diikuti.
- Detailkan Tanggung Jawab
SOP yang terlalu umum sering diabaikan. Kasus seperti ini juga tak jarang saya temui. SOP ini biasanya dibuat oleh manager yang terlalu kuat memegang “think globally”, tapi lupa “act locally”.
Karenanya, lengkapi setiap langkah dengan informasi yang memadai:
* Siapa yang bertanggung jawab (PIC).
* Kapan langkah ini dilakukan.
* Bagaimana cara melakukannya.
* Indikator keberhasilan yang jelas.
Misalnya:
+ PIC: Supervisor Produksi.
+ Waktu: Setiap Senin pagi sebelum pukul 07.00 WIB.
+ Cara: Gunakan Formulir C-12.
+ Indikator sukses: Semua mesin tercatat statusnya.
- Uji Coba Sebelum Diresmikan
Pernah membuat rencana yang terlihat sempurna di atas kertas tapi berantakan saat dijalankan? Itulah pentingnya uji coba SOP sebelum di-finalisasi.
Libatkan tim kecil untuk menjalankan prosedur persis seperti yang tertulis. Catat hambatan, kebingungan, atau bagian yang tidak realistis. Perbaiki sebelum SOP diterapkan secara luas. Pastikan semua staf yang terlibat dan terkai faham benar dengan SOP baru ini.
- Revisi Secara Berkala
SOP bukanlah kitab sakti. Dari waktu ke waktu, SOP perlu direview. Karena ada faktor baru, karena target percepatan baru, atau karena kejadian yang diluar dugaan yang mengundang atensi berlebih.
Faktor-faktor perubahan itu bisa beragam penyebabnya. Misalnya, bisa berupa lingkungan kerja berubah. Teknologi baru yang masuk, regulasi berubah, hingga kebutuhan pelanggan yang berkembang. SOP yang relevan hari ini, bisa jadi ketinggalan besok. SOP bisa berubah sewaktu-waktu, namun disarankan jangan sampai ada SOP yang sudah berumur lebih dari dua tahun tak direview.
Sebaiknya, lakukan evaluasi minimal setahun sekali. Jangan ragu untuk memperbarui isi SOP agar tetap sesuai dengan kondisi terkini.
Checklist SOP yang Efektif
Sebelum menerapkan, pastikan SOP yang diberlakukan:
1. Memiliki tujuan yang jelas.
2. Disusun bersama pelaksana lapangan.
3. Menggunakan bahasa sederhana.
4. Dilengkapi visual workflow.
5. Menjelaskan tanggung jawab, waktu, metode, dan indikator sukses.
6. Sudah diuji coba.
7. Dijadwalkan untuk revisi berkala.
SOP, Harus Jadi Alat Keseharian
Membuat SOP bukan soal menciptakan dokumen tebal yang hanya dibaca saat audit. SOP yang baik adalah alat kerja sehari-hari. Ia meminimalkan kesalahan, menjaga kualitas, mempercepat proses, dan membuat semua orang bekerja dengan ritme yang sama.
Kalau saat ini tim kita masih mengandalkan ingatan, kebiasaan, atau instruksi verbal yang berubah-ubah, mungkin sudah waktunya menyusun SOP yang hidup.
Karena kerja cerdas tidak hanya soal siapa yang bekerja, tetapi bagaimana sistemnya dibangun. Dan SOP adalah fondasi sistem itu, karena sistem yang rapi melahirkan hasil yang pasti.
